Wie erstellt man aus Dokumenten auf Papier ein digitales PDF?
Digitale Zusammenarbeit erfordert digitale Dokumente. Hierfür benötigen Sie keine teure Technik und auch kein extra Scangerät. Sie können ganz einfach Ihr Smartphone benutzen.
Mit der richtigen App können Sie alle Ihre Unterlagen mit wenig Aufwand digitalisieren und im richtigen Format an uns senden.
Welche Apps eignen sich?
In den App-Stores für Android und iOS gibt es unzählige Programme, die ein Scannen per Smartphone / Handy mit Umwandlung in ein PDF-Format anbieten. Die Vielfalt ist zunächst verlockend, dennoch können nicht alle Apps auch solche Dokumente erstellen, die wir später — gut lesbar — auch an eine Behörde oder an ein Gericht schicken können.
Wir können zwei Apps empfehlen, mit denen wir selbst gute Erfahrungen gemacht haben. Beide Apps sind für Android und iOS erhältlich und kostenfrei.
Mehr Informationen und einfache Anleitungen finden Sie direkt bei den Anbietern:
Für Android
- Adobe Scan App
- Microsoft Office Lens (Anleitung / Download)
Für iOS / iPhone
- Adobe Scan App
- Microsoft Office Lens (Anleitung / Download)
Warum ist das so wichtig?
Gerichtsverfahren werden mittlerweile vollständig im sogenannten “elektronischen Rechtsverkehr” durchgeführt und auch immer mehr Behörden nutzen diesen Kommunikationsweg aktiv. Der elektronische Rechtsverkehr ist nicht mit einer E‑Mail zu verwechseln: bspw. sind die Nutzung, die zulässigen Dateiformate bis hin zur Bezeichnung oder die elektronische Signatur gesetzlich vorgeschrieben (mehr).
Häufig erhalten wir nur Fotos von Dokumenten. Viele Fotos sind nicht richtig belichtet, unscharf, schief, unvollständig, haben nicht die richtige Auflösung — eine Umwandlung ist kaum möglich oder mit sehr viel zeitlichem Aufwand verbunden. Diese übersandten Fotos sind zwar schon irgendwie lesbar, aber für Verfahren bei Gerichten nicht geeignet, weil zwingende Formatvorschriften der Gerichte nicht eingehalten sind.
Dies bedeutet vor allem, dass alle Unterlagen zwingend in einem bestimmten Format dem Gericht vorzulegen sind. Hierfür sind wir darauf angewiesen, dass Sie uns Ihre Dokumente gleich im richtigen Format zur Verfügung stellen. Im Allgemeinen werden Dateien im PDF-Format akzeptiert.
Nutzen Sie also gleich eine richtige App, dann werden Ihre Dokumente wesentlich besser geeignet sein.
Auch für Auftragsunterlagen!
In der Regel tauschen wir Auftragsunterlagen für eine Rechtsberatung oder eine Vertretung ebenfalls digital aus. Sie erhalten von uns PDF-Dokumente, die Sie uns unterschrieben zurücksenden sollen. Nach dem Ausdruck können Sie die Unterlagen ausfüllen, eigenhändig unterschreiben und per Scanner-App wieder bequem in ein PDF umwandeln.
Wenn Sie über einen digitalen Stift (aber auch nur dann!) verfügen, können Sie sogar direkt am Bildschirm unterzeichnen und ganz ohne App an uns senden.
PDF erstellt und dann? Der (sichere) Weg zurück zu uns.
Wenn Sie mit der Scanner-App Ihre Dokumente im PDF-Format erstellt haben, dann sollten Sie die Dateien idealerweise auf einem sicheren, verschlüsselten Kommunikationsweg an uns zurücksenden.
Welche Wege möglich sind und wie das recht einfach funktioniert, können Sie auf unserer Kontaktseite nachlesen: